Em virtude do estado de enfrentamento de emergência da saúde pública de importância internacional, decorrente do coronavírus responsável pelo surto de 2019, a UFRJ vêm adotando protocolos necessários à manutenção da vida e à diminuição da transmissão do vírus. Assim, a instituição suspendeu as atividades acadêmicas e administrativas presenciais, com exceção daquelas necessárias ao enfrentamento da pandemia.

Apesar desse cenário, a UFRJ segue com inúmeras ações que visam o combate à pandemia, demonstrando à sociedade a importância e o protagonismo da pesquisa científica, e com a manutenção das atividades de suporte ao funcionamento institucional e apoio a seu corpo social e à comunidade.

Os setores administrativos do Campus UFRJ-Macaé vêm trabalhando para que as demandas regulares e aquelas advindas desse novo contexto possam ser supridas dentro das possibilidades, respeitando as orientações da Reitoria e em acordo com nota oficial da Direção sobre o período da quarentena, publicada no dia 17 de março de 2020.

Abaixo, seguem as atividades desempenhadas por alguns dos setores administrativos durante o período da pandemia:

Almoxarifado

  • Controle do recebimento de material das compras realizadas pelo Campus, bem como o atesto e o encaminhamento de notas fiscais para fins de pagamento.;
  • Manutenção do contato com fornecedores;
  • Verificação periódica das condições de infraestrutura do container de armazenamento dos materiais;
  • Vistoria periódica dos materiais acondicionados no container com vistas a conservação;
  • Controle da movimentação de materiais;
  • Atendimento presencial em casos específicos.

Apoio às coordenações de curso

  • Acompanhamento e execução de atividades administrativas das coordenações dos cursos de graduação do campus;
  • Assessoria nas reuniões de colegiado e confecção das atas.

Biblioteca

  • Administração da base de dados do acervo da unidade.
  • Divulgação de atividades e notícias de interesse nas áreas dos cursos oferecidos pelo Campus UFRJ-Macaé.
  • Atendimento permanente aos usuários, através de e-mails e página do Facebook a respeito de:

solicitações de normalização bibliográfica;

elaboração de fichas catalográficas para trabalhos de conclusão de curso, dissertações e teses;

pesquisa bibliográfica online;

orientação na utilização dos recursos online assinados pela UFRJ, Portal Capes e bases de dados;

emissão de Nada Consta para alunos em colação de grau.

Comunicação

Administração dos conteúdos do site do Campus UFRJ-Macaé, onde foi criada uma aba específica para organização das notícias relacionadas ao combate à pandemia;

  • Administração dos conteúdos das redes sociais do Campus UFRJ-Macaé com notícias diárias relacionadas ao combate da pandemia;
  • Realização do trabalho de assessoria de imprensa, fazendo o diálogo entre a mídia local e o corpo social do Campus;
  • Participação em grupos de trabalho com o objetivo de melhorar a comunicação com a sociedade sobre as ações relacionadas ao combate à pandemia realizadas no Campus.

Coordenação administrativa

  • Suporte e assessoria à Direção-Geral.
  • Organização de rotinas remotas.
  • Elaboração de relatórios.
  • Pesquisa em livros, leis, decretos e outros sobre assuntos relacionados à Administração Pública.

Ensino e integração acadêmica

  • Elaboração de declaração e/ou certificado de participação em eventos de extensão organizados pelo setor;
  • Análise de integralização de currículo para colação de grau;
  • Levantamento relativo aos possíveis formandos 2020.1 e 2020.2 dos cursos Licenciatura e Bacharelado em Química e Farmácia;
  • Reuniões periódicas entre o setor e a TIC para planejamento e organização do evento de extensão Inverno com ciência 2020no formato remoto;
  • Acompanhamento e contribuição à escola estadual Raquel Reid referente ao projeto de extensão Na minha escola tem universitários;
  • Atualização do evento Verão com ciência 2021 no SIGA;
  • Elaboração de curso de extensão para mobilidade virtual internacional.

Financeiro

  • Liquidações e pagamentos das despesas ocorridas em 2019;
  • Apoio operacional à PR-3;
  • Emissão de relatórios contábeis para a PR-3;
  • Participação na comissão de espaço físico;
  • Apoio a outros setores da UFRJ.

Patrimônio

 Administração do controle de dados com relação aos bens pertencentes ao patrimônio do Campus UFRJ-Macaé por meio de:

– autorização de saída para uso fora do Campus (desde que com as devidas justificativas) ou para conserto;

– processos de doação própria ou por convênio;

– emissão de termos de responsabilidade;

– consulta de dados como descrição, localização e responsabilidade;

– obtenção de relatórios e gráficos relacionados a situação patrimonial

– orientações sobre a legislação patrimonial.

Pró-Reitoria de Políticas Estudantis (PR-7 Macaé)

  • Manutenção de perfil na rede social Instagram (@pr7macae) com conteúdos de saúde mental, psicoeducação, esporte, lazer, auxílios e bolsas;
  • Realização de grupos temáticos conduzido pelas psicólogas da PR-7 para trabalhar demandas específicas surgidas durante a pandemia tais como gestão da ansiedade, saúde mental, sono e comportamento alimentar;
  • Realização de lives com transmissão pelo Youtube realizadas pelas psicólogas da PR-7 e profissionais convidados tais como psiquiatra e nutricionista abordando temas de interesse da comunidade acadêmica e civil;
  • Prestação de apoio/suporte psicológico através de atendimentos psicológicos individuais pelas psicólogas PR-7;
  • Realização semanal do Grupo online de acolhimento em saúde mental, pelas psicólogas PR-7, com o objetivo de desenvolvimento do autocuidado e estratégias de produção de bem-estar entre os discentes em meio a pandemia do Covid-19;
  • Estabelecimento de parceria com a Central de Apoio à Saúde Mental dos Trabalhadores e Estudantes da UFRJ (CEATE), por meio da Divisão de Saúde do Estudante (DISAE/PR-7), para ampliar o atendimento que já vem ocorrendo nos grupos online de acolhimento em saúde mental. Por meio dessa iniciativa, alunos que precisarem de apoio psicoterápico e/ou psiquiátrico a médio e longo prazo poderão ser atendidos por profissionais das áreas de saúde mental, saúde do trabalhador e bioética;
  • Oferta de duas turmas de yoga para estudantes assistidos pela PR-7, moradores da residência estudantil e público em geral, por meio de plataforma remota. A ação é fruto de uma parceria entre Divisão de Cultura, Esporte e Lazer (DECULT/PR-7), o Núcleo da PR7 Macaé e o Instituto de Biodiversidade e Sustentabilidade (NUPEM);
  • Criação dos auxílios emergências para Macaé Covid-19, Covid-19 B, Covid-19 C, nos valores de R$ 460,00, R$ 250,00 e R$ 400,00 respectivamente, automáticos e sem a necessidade de solicitação;
  • Realização de avaliação socioeconômica de renda pelas assistentes sociais para ingresso 2020.1;
  • Atendimentos multiprofissionais (serviço social e psicologia) quinzenais aos discentes residentes da residência estudantil em parceria com a Prefeitura de Macaé (Casa do Estudante);
  • Atendimentos sociais a fim de prestar informações e orientações a toda comunidade discente;
  • Elaboração das folhas de pagamento dos auxílios a discentes de Macaé.

Recursos Humanos

  • Atendimento telefônico ao corpo social da UFRJ e ao público externo;
  • Realização de levantamentos diversos(Covid19, plano de saúde, auxílio transporte, número de servidores...);
  • Lançamento/ alteração de frequência e férias;
  • Abertura de processos de dezenas de temas no SEI;
    • Orientação e encaminhamento de processos de pessoal;
    • Realização de reuniões por Videoconferência;
    • Emissão de folha de ponto e relatórios;
    • Acompanhamento de bancas de estágio probatório e progressão docente e bancas de contratação e concurso docente.

TIC-Campus UFRJ-Macaé

  • Manutenção e reparo das impressoras a laser do Campus UFRJ-Macaé;
  • Suporte técnico remoto a setores gerais e também presencial aos setores listados como essenciais;
  • Suporte ao uso de ferramentas de videoconferência para reuniões e defesas de trabalhos de conclusão de curso, dissertações e teses;
  • Suporte ao uso de mídias sociais para os projetos de extensão que estão informando e orientando a comunidade sobre assuntos relacionados ao enfrentamento da pandemia de Covid-19;
  • Criação de infraestrutura para permitir o acesso remoto seguro de técnicos administrativos a arquivos e pastas na rede interna do Campus UFRJ-Macaé;
  • Auxílio da instalação de softwares, usados habitualmente no local de trabalho, para auxiliar os técnicos administrativos na execução remota de suas atividades;
  • Suporte ao acesso e utilização de serviços institucionais como Intranet, SIAc, Vmail, CAFe, SEI, AVA-UM, formulários, planilhas etc.;
  • Configuração de redirecionamento de chamadas telefônicas dos ramais do Polo Universitário através do recurso Siga-me;
  • Criação de central de atendimento para o GT Covid-19 realizar teleatendimento aos profissionais da área de saúde e à comunidade;
  • Disponibilização de serviço para troca segura de arquivos entre os membros do GT Covid-19;
  • Participação em projetos de pesquisa e extensão.

As informações sobre o funcionamento dos setores foram obtidas por meio de levantamento realizado por e-mail institucional, direcionado às chefias de setor, entre os dias 25 a 29 de maio de 2020. Foi constatado que a dinâmica de atendimento dos setores às demandas internas e externas vem sendo desenvolvida através de e-mail institucional de cada setor, do contato telefônico possibilitado pelo Siga-me, da utilização dos sistemas internos da instituição e das reuniões realizadas por videoconferência. Consonante à rotina de trabalho não presencial, os servidores técnico-administrativos continuam se dedicando à participação em cursos de capacitação e qualificação, com o intuito de ampliar seus conhecimentos e melhorar suas habilidades, visando, dessa forma, colaborar para maior eficiência e eficácia no desempenho de suas atividades nos setores administrativos do Campus UFRJ-Macaé.

Texto: Aline da Mata

Arquivista - Campus UFRJ-Macaé

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